Организация корпоративных мероприятий: как перенести боль отмены масштабного мероприятия в гостинице
Слово отмена не сулит ничего приятного. Только не на этой планете. Это мрачное, вредное, злое существительное, которое не стоит говорить излишне громко. К несчастью, в теперешние сложные времена в бизнесе, должен признать, что это слово всплывает все более часто.

Я приведу несколько примерных, ничего не гарантирующих подсказок, некоторые из них будут полезны вам в этих неприятных случаях, когда приходится отменять какое либо масштабное мероприятие. Но сначала, должен обратить внимание на те тяжелые потери, которые может принести отмена мероприятия.

Они в состоянии натурально обанкротить вас. Отмена мероприятия может стоить людям карьеры. Даже если гостинице повезет сдать залы и номера, обычно это случается по скидочной цене, что приносит в результате существенно более низкую прибыль чем первоначально прогнозировалось. Даже штрафные санкции полученные за отмену мероприятия часто прописанные в договорах не могут в полной мере окупить денежные убытки. Очевидно, если вам приходится отказаться от организации мероприятия, то у Вас и без того куча неприятностей c которыми необходимо разбираться.. Но если только имеется хоть бы один шанс продвинуться дальше с проведением шоу – как-нибудь его изменить таким образом, что оно несмотря на сложности сможет произойти – это намного лучше чем полная отмена.

Тем не менее, если отмена уже запланирована, приведу несколько советов, которые помогут сгладить последствия.

Отложить вместо Отменить.

Вариант каким образом уйти от крупных санкций за отмену и большого числа осложнений – это всего лишь поискать дату в будущем для переноса вашего мероприятия. Пусть это случится полгода спустя, перенос даты, нежели окончательная отмена – действительно лучшее действие.

До того как совершить сложный телефонный звонок в отель, выстройте все в один ряд. Может ли выдвижение новой даты или каких либо альтернативных дат быть принято. Некоторые отели допускают изменение дат без каких либо штрафов, если вы организованы и знаете что к чему. Менеджер, который заявляет, что дата проведения форума сдвинется с 3 Марта на 9 Сентября обретет больше сочувствия нежели тот менеджер, который пробормочет, что считает что каким то образом, если возможно, желательно передвинуть число с весны на осень.

Контрпредложение.

Наверняка – перенос запланированного мероприятия стоит отелю денег. Наверняка имелись разные варианты которыми не воспользовались, было израсходовано время на встречи и правку договора, понадобится дополнительное время на подбор замены и повторный букинг, даже если не принимать в расчет низкие ставки, чтобы стимулировать интерес к этим числам. (Иногда если вы готовите встречу, поищите специальные предложения от отелей, может так выйти что вы найдете заманчивые предложения от отелей, в которых случилась отмена мероприятий. Я бы предложил вам бегло просмотреть соглашение, чтобы в деталях понять те финансовые убытки, которые вам угрожают.
Об этом не принято распространяться, но: Финансовая служба в отелях зачастую сильно перегружена. И менее всего они рады были бы заниматься, это искать просроченный счет за отмену или нанимать коллекторские предприятия (которые присвоят себе 40 процентов долга) и время и деньги, ушедшие на подобные действия, чаще всего не выгодны (если конечно мы не говорим о очень крупных масштабах). Осознавая все это вы можете попытаться поторговаться.

Как вариант: Скажем, санкции за отмену составит14 тыс. евро. Вы можете предложить платеж 4 тысяч с оплатой сегодня. Если это справедливое предложение, многие гостиницы примут это, скорее чем последуют по долгому и непростому пути взыскания долгов. Время – здесь важнейший фактор. Затея не прокатит, если вы предложите перевод суммы в течение полугода. Это должно казаться удобным и легким.

Депозит доброй надежды.

Крайне маловероятно, что отель откажется от удержания залога совсем.. но что вам стоит поинтересоваться у них. Если вы частый заказчик и ваша организация представляет отличный источник дохода – вам могут позволить уйти безнаказанно. Если же - нет, вы имеете возможность попытаться оговорить, что оплаченный вами штраф будет являться предоплатой за следующее мероприятие. Вам даже не нужно называть, что это будет за событие (хотя это было бы полезно), большинство отелей предоставят вам целый полгода на обдумывание этого. Так гостиница все таки получит от вас залог на последующее выполнение договорных обязательств, но все таки вы не окончательно потеряете надежду не так бездарно распрощаться с непросто заработанными долларами. Некоторые управляющие отелем могут указать, что в счет задатка засчитается лишь доля удержаний, но тем не менее это лучше чем ничего.

Позвоните другу.

В этом тесном мире постоянно что то проводится. Все знакомы со всеми (по крайней мере кто нибудь может быть знакомым с нужными людьми). Но до поры до времени никто кроме вас не ведает что вы намерены отменить мероприятие над которым работали последние 4 недели. Может кому-нибудь пригодится ваше помещение. Попробуйте предложить это. Неважно кто это будет. Попытайтесь обзвонить конторы по проведению семинаров из телефонного справочника предприятий и т.п. Ваш друг женится? Университету вашего сына нужно место для выступления? Все что вы сможете придумать может выстрелить.

Вперед в будущее

Жизнь была бы намного беззаботней если бы вы умели предугадывать будущее. С помощью технологий, я надеюсь, в скором времени это будет достижимо. Но до тех пор, все что мы можем применять - понимание и умения. Владение инициативой поможет уйти от лишнего стресса. Изучайте свой договор, представляйте, что подписываете и на что даете свое добро. Если вы не уверены на 100% что мероприятие пройдет - не заключайте договор. Если вам не нравится величина пени - обсуждайте ее снижение. Есть ли у события предшественники или оно проходит в первый раз? Есть ли какие нибудь свидетельства, что мероприятие может сорваться? Медикаменты никогда не начнут производить, до тех пор пока его состав не утвержден гос. органами. Имеется ли вероятность что управляющий фирмы не пожелает продолжать или захочет изменить место проведения?

Я настоятельно призываю вас действовать открыто, во взаимоотношениях с партнерскими отелями. Если есть хотя бы крошечный риск отмены мероприятия, дайте знать об этом до момента подписания договора. После подписания будет уже поздно.